Đăng ký để truy cập
Đọc thêm các bước kiểm tra và triển khai khi bạn đăng ký ngay hôm nay.
PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu quen thuộc trên web, nhưng không phải tệp PDF nào cũng dễ đọc với mọi người. Nếu tài liệu chỉ là ảnh chụp, thiếu cấu trúc tiêu đề, không có văn bản thay thế cho hình ảnh hoặc biểu mẫu không được gắn nhãn, người dùng trình đọc màn hình và người dùng có khuyết tật khác có thể không tiếp cận được thông tin.
Vì vậy, quản lý PDF nên được xem là một phần của khả năng tiếp cận web, không chỉ là công việc xuất tệp ở cuối quy trình. Bài viết này tóm tắt các điểm cần chuẩn bị, cách kiểm tra và cách đưa việc tạo PDF dễ truy cập vào vận hành hằng ngày.
PDF có khả năng tiếp cận là gì?
Một PDF có khả năng tiếp cận là tệp có nội dung, cấu trúc và thông tin hỗ trợ đủ rõ để nhiều cách đọc khác nhau đều có thể hoạt động. Người dùng có thể đọc bằng mắt, dùng bàn phím, phóng to màn hình hoặc dùng trình đọc màn hình mà vẫn hiểu được thứ tự, ý nghĩa và thao tác trong tài liệu.
Nói đơn giản, PDF không chỉ cần nhìn đúng trên màn hình. Nó cũng cần có lớp cấu trúc bên trong để công nghệ hỗ trợ biết đâu là tiêu đề, đoạn văn, danh sách, bảng, hình ảnh hoặc trường nhập liệu.
Vì sao PDF cần được xử lý cẩn thận?
PDF thường được dùng cho tài liệu hướng dẫn, báo cáo, thông báo, biểu mẫu và tài liệu của cơ quan hoặc doanh nghiệp. Nếu các tài liệu này không thể đọc hoặc điều hướng, người dùng có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng dù nội dung đã được đăng công khai trên website.
Những rào cản thường gặp
- Nội dung chỉ là hình ảnh: Khi văn bản được đưa vào PDF như một ảnh chụp, trình đọc màn hình có thể không đọc được nội dung hoặc đọc không chính xác.
- Thiếu cấu trúc tiêu đề: Nếu tài liệu không có tiêu đề được gắn đúng, người dùng khó lướt nhanh qua các phần chính.
- Không có dấu trang: Với tài liệu dài, việc tìm lại một phần cụ thể sẽ mất thời gian hơn nếu không có dấu trang hoặc cấu trúc điều hướng.
- Biểu mẫu thiếu nhãn: Trường nhập liệu không có nhãn rõ ràng khiến người dùng không biết cần điền thông tin gì. Với chủ đề này, có thể xem thêm bài viết về biểu mẫu thân thiện với người khiếm thị.
- Ngôn ngữ tài liệu không được chỉ định: Trình đọc màn hình có thể phát âm sai nếu thuộc tính ngôn ngữ của PDF không khớp với nội dung.
Các yếu tố cần chuẩn bị khi tạo PDF
Khả năng tiếp cận nên được cân nhắc từ lúc soạn tài liệu gốc. Khi cấu trúc đã rõ trong tệp nguồn, việc xuất sang PDF và kiểm tra sau đó sẽ dễ hơn nhiều.
| Yếu tố | Mục đích | Cách kiểm tra nhanh |
|---|---|---|
| Thẻ và cấu trúc logic | Giúp công nghệ hỗ trợ hiểu thứ tự đọc và vai trò của từng phần nội dung. | Kiểm tra xem tiêu đề, danh sách, bảng và đoạn văn có được nhận diện đúng không. |
| Văn bản thay thế | Giải thích hình ảnh có ý nghĩa cho người không nhìn thấy hình. | Đọc alt text và xem nó có mô tả đúng nội dung cần truyền đạt không. |
| Dấu trang và tiêu đề | Giúp người dùng di chuyển nhanh trong tài liệu dài. | Thử nhảy giữa các phần chính mà không cần cuộn toàn bộ tài liệu. |
| Nhãn biểu mẫu | Cho biết mỗi trường nhập liệu dùng để làm gì. | Dùng bàn phím đi qua từng trường và kiểm tra nhãn được đọc rõ ràng. |
| Ngôn ngữ tài liệu | Hỗ trợ phát âm và xử lý văn bản chính xác hơn. | Kiểm tra thuộc tính ngôn ngữ trong phần thông tin hoặc thuộc tính của PDF. |
1. Gắn thẻ và giữ cấu trúc logic
Gắn thẻ là việc đánh dấu vai trò của từng phần trong PDF. Ví dụ, tiêu đề cần được nhận diện là tiêu đề, danh sách cần được nhận diện là danh sách, bảng cần có cấu trúc hàng và cột rõ ràng. Khi thiếu thẻ, tài liệu có thể vẫn nhìn bình thường nhưng lại khó đọc bằng công nghệ hỗ trợ.
Thứ tự thẻ cũng quan trọng. Nội dung nên được sắp xếp theo đúng trình tự người đọc cần tiếp nhận, từ tiêu đề đến đoạn văn, danh sách, bảng hoặc ghi chú liên quan.
2. Viết văn bản thay thế cho hình ảnh
Văn bản thay thế nên mô tả ý nghĩa của hình ảnh trong ngữ cảnh tài liệu. Nếu hình chỉ để trang trí, có thể xử lý như hình trang trí để không làm người dùng phải nghe thông tin thừa. Nếu hình chứa nội dung quan trọng, phần mô tả cần đủ rõ để người đọc hiểu điều mà hình đang truyền đạt.
3. Tạo đường dẫn điều hướng trong tài liệu
Với PDF dài, tiêu đề rõ ràng và dấu trang giúp người dùng không bị lạc. Cấu trúc này cũng giúp người đọc nhanh chóng chuyển đến phần họ cần, thay vì phải đọc tuần tự từ đầu đến cuối.
4. Làm cho biểu mẫu có thể thao tác
Nếu PDF có trường nhập liệu, mỗi trường cần nhãn dễ hiểu, thứ tự tab hợp lý và mục đích rõ ràng. Người dùng bàn phím nên có thể đi qua các trường theo trình tự tự nhiên, nhập dữ liệu và hiểu khi nào cần chuyển sang phần tiếp theo.
5. Đặt ngôn ngữ tài liệu
Thuộc tính ngôn ngữ giúp công nghệ hỗ trợ xử lý cách đọc phù hợp hơn. Đây là bước nhỏ nhưng dễ bị bỏ sót, đặc biệt khi tài liệu được xuất từ nhiều công cụ khác nhau hoặc được dịch sang ngôn ngữ khác.
Kiểm tra PDF trước khi đăng lên web
Sau khi tạo PDF, nên kiểm tra bằng cả công cụ và thao tác thủ công. Công cụ có thể phát hiện nhiều lỗi cấu trúc, nhưng trải nghiệm thực tế của người dùng vẫn cần được kiểm tra bằng cách đọc, điều hướng và nhập liệu như một người sử dụng thật.
- Kiểm tra cấu trúc: Xem tài liệu có tiêu đề, danh sách, bảng và thứ tự đọc hợp lý không.
- Kiểm tra hình ảnh: Đảm bảo hình ảnh quan trọng có văn bản thay thế phù hợp.
- Kiểm tra điều hướng: Thử dùng dấu trang, tiêu đề và bàn phím để di chuyển trong tài liệu.
- Kiểm tra biểu mẫu: Xác nhận nhãn, thứ tự tab và khả năng nhập liệu của từng trường.
- Kiểm tra ngôn ngữ: Đảm bảo ngôn ngữ tài liệu được đặt đúng với nội dung.
Chúng tôi đã phát hành UUU Web Accessibility Widget Tool, công cụ hỗ trợ triển khai khả năng truy cập web. Nếu bạn đang cải thiện khả năng truy cập của trang, hãy xem thêm thông tin chi tiết.